بعد از رویداد وقت استراحت نیست؛ مهم‌ترین اقدامات پس از برگزاری رویداد

بالاخره سکوت برقرار شد، میکروفون‌ها و دوربین‌ها خاموش شدند و بلندگوها به سکوت سالن چیزی اضافه نمی‌کنند، رویداد شما به‌خوبی برگزار شد و الان وقت آن است که به مرحله بعدی وارد شوید.
با اینکه بارها این حس را تجربه کرده‌ایم و شما را درک می‌کنیم که چقدر خسته هستید اما فراموش نکنید که هر رویداد از ۳مرحله کلی تشکیل شده که اهمیت هیچکدام کمتر از دیگری نیست. مرحله پیش از رویداد، حین رویداد و پس از رویداد.
هرکدام از این مراحل اقدامات مختص به خود را دارد.
بعد از اینکه شرکت‌کنندگان از رویداد خارج شدند بهترین زمان است برای اینکه از آنها تشکر کنید و آنها را به حفظ ارتباط با برندتان تشویق کنید.
در ادامه مهم‌ترین اقداماتی که لازم است در این مرحله از رویداد انجام دهید را بیان خواهیم کرد، در این مورد تفاوت چندانی بین رویداد آنلاین، حضوری یا هیبریدی وجود ندارد به هر حال شما باید همچنان با افراد در ارتباط باشید.

ارتباط با شرکت‌کنندگان تمام‌شدنی نیست

افراد با انگیزه‌های متفاوتی در رویدادها شرکت می‌کنند، کسب مهارت جدید و تقویت ارتباطات و شبکه‌سازی و دلایل دیگری که باید در مورد شرکت‌کنندگان خود این انگیزه‌ها را به‌خوبی بشناسید. بعد از پایان رویداد هرکدام از افراد ممکن است به بخشی از اهداف خود دست پیدا کرده باشند اما قطعا جای مانور زیادی دارید تا آنها را همچنان به ادامه مسیر تشویق کنید.

توجه داشته باشید که مارکتینگ رویداد یک چرخه است و مسیر خطی نیست که ابتدا و انتها داشته باشد، شما افراد را وارد این چرخه می‌کنید و تا رویداد بعدی سعی می‌کنید آنها را حفظ کنید و دوباره همین مسیر تکرار می‌شود.

در اینجا سه نکته مهم برای ایجاد ارتباط پایدار بعد از رویداد را مرور می‌کنیم:

• محتوای رویداد را با کاربران به اشتراک بگذارید، اهمیت این نکته در اینجاست که حتما بعد از اتمام رویداد یک بهانه برای بازگشت کاربر ایجاد کنید، فعال‌سازی بازپخش رویداد بلافاصله بعد از رویداد، اشتراک‌گذاری ارائه‌ها و تصاویر رویداد اهمیت فراوانی دارند.
• پیام رویداد شما چیست؟ آن‌را یک روز یا یک هفته بعد از رویداد مجددا یادآوری کنید.
• فرصت‌هایی را ایجاد کنید که شرکت‌کنندگان در مورد رویداد شما فکر کنند یا صحبت کنند.

پنج راه تاثیرگذار برای حفظ ارتباط

۱. یک واژه‌ی قدرتمند؛ سپاس

اگرچه بسیار ساده به‌نظر می‌رسد اما شادی افراد بعد از اینکه از آنها قدردانی می‌شود را دست‌کم نگیرید.
یک تحقیق در سال ۲۰۲۰ در ژورنال Positive Psychology نشان می‌دهد ارسال پیام تشکر چه به‌صورت حضوری یا ویدیویی و یا حتی پیامک و ایمیل تاثیر کم و بیش یکسانی را در مخاطب ایجاد می‌کند بنابراین صرف‌نظر از مدیوم به پیام تشکر فکر کنید و این‌کار را خلاقانه انجام دهید.
چند پیشنهاد برای شروع پیام تشکر:

• در یک کلمه از شما سپاسگذاریم بابت حضور در رویداد …
• رویداد {دیروز} بدون حضور شما ممکن نبود؛ سپاس بابت حضورتان
• ما برای برگزاری رویداد …. برنامه‌ریزی کردیم، اما شما آن‌را آراستید. متشکریم.

۲. ویدیوها و تصاویر رویداد را به اشتراک بگذارید

بسیاری از افرادی که در رویداد شرکت کرده‌اند مایل هستند آنچه تجربه کرده‌اند را به اشتراک بگذارند، محتوای رویداد را با آنها به اشتراک بگذارید تا آن‌ها را بازنشر کنند.
همچنین برای شرکت‌کنندگان جالب است که ببینند چه چیزهایی در رویداد اتفاق افتاده که آنها را ندیده‌اند و از دست داده‌اند، بنابراین تصاویری که همه جزئیات را از گوشه کنار رویداد به تصویر می‌کشند، معمولا با استقبال خوبی مواجه می‌شوند.
همچنین بازپخش رویداد را حتما در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید، بسیاری از پلتفرم‌های پخش‌زنده این امکان را برای شما ایجاد خواهند کرد، پلتفرم پخش‌زنده و اتاق مجازی لحظه‌نگار هم برای همه رویدادها این امکان را ارائه می‌دهد که بلافاصله بعد از رویداد، بازپخش آن‌را فعال نمایند.

۳. محتوای رویداد را به شکل‌های مختلف زنده نگه دارید

خلاصه کردن محتوای رویداد، ساخت کلیپ‌های کوتاه از مراحل مختلف رویداد اقدامات مهمی هستند که باعث زنده‌ماندن محتوای رویداد می‌شوند و افراد بیشتری را ترغیب می‌کند که در رویدادهای آینده شما حضور داشته باشند.
بدون‌شک شما زحمت زیادی برای آماده‌سازی محتوای رویداد می‌کشید، همین محتوای آماده شده را به اشکال و فرمت‌های مختلف تولید و منتشر کنید. مثلا فرض کنید شما در یک رویداد محیط‌زیستی در مورد خطرات نابودی جنگل‌ها در ایران سخنرانی کرده‌اید و برای آن یک فایل پاورپوینت کامل هم آماده کرده‌اید، حالا می‌توانید در چندین ویدیوی کوتاه به مصادیق نگرانی‌های خودتان بپردازید با این‌کار محتوای اصلی که ویدیوی سخنرانی شما و فایل ارائه شما هست بیشتر دیده خواهد شد و عملا محتوای رویداد شما زنده می‌ماند.

۴. فیدبک شرکت‌کنندگان را دریافت کنید

واضح است که پرسیدن نظر افراد در مورد رویداد تاثیری مشابه همان تشکر را خواهد داشت و به افراد یادآوری می‌کنید که هدف از برگزاری رویداد، آنها هستند و نظرشان برای شما مهم است. این إحساس ارزشمند بودن افراد را به شما نزدیک‌تر خواهد کرد.

اما این‌کار فواید بیشتری هم دارد از جمله:

• متوجه شوید که کدام بخش از رویداد بیشتر مورد توجه قرار گرفته و باید در رویدادهای بعدی بیشتر به آنها بپردازید و کدام بخش‌ها را بهتر است حذف کنید.
• وندورهای رویداد را ارزیابی کنید.
• واقع‌بینی بیشتری برای برنامه‌ریزی رویداد بعدی در تیم شما ایجاد شود.
• انتقال نظرات مثبت به تیم برگزاری رویداد تا حدی خستگی آن‌ها را کم می‌کند.
• برای استفاده‌های تبلیغاتی می‌توانید از نظرات مثبت شرکت‌کنندگان بهره ببرید.
• تجربه‌های منفی افراد را کشف می‌کنید و آن‌ها را برطرف می‌کنید.

و اما از چه راه‌هایی می‌توانید نظرات شرکت‌کنندگان را جمع‌آوری کنید:

• ارسال ایمیل حاوی لینک شرکت در نظرسنجی آنلاین تعاملی
• صحبت کردن یک به یک با تعدادی از افراد به‌صورت تلفنی یا حضوری
• اعطای جایزه و تخفیف بر روی بلیت رویدادهای بعدی به افرادی که در نظرسنجی شما شرکت می‌کنند و آن‌را به اشتراک می‌گذارند. با این‌کار تعداد بیشتری از افراد متقاعد می‌شوند که زمانی را به پاسخ به سوالات نظرسنجی اختصاص دهند.

و اما مهم‌ترین نکته طراحی پرسش‌های هوشمندانه است. نمونه‌هایی متعددی از فرم‌های نظرسنجی رویدادهای مهم وجود دارد که می توانید از آنها ایده بگیرید. توجه داشته باشید که دریافت پاسخ‌های کاربران شما را به اهدافتان برساند، مثلا اگر در مورد بخش‌های مختلف رویداد ابهامی دارید که کدام بخش‌ها مورد توجه شرکت‌کنندگان واقع شده‌اند، حتما در نظرسنجی به این موارد بپردازید. سوال پایانی نظرسنجی شما می‌تواند این باشد که آیا شرکت در رویدادهای آینده را به دوستان خود توصیه خواهید کرد یا خیر.

۵. یک کامیونیتی در اطراف رویداد خود ایجاد کنید

با مطالعه ۹۰۰۰ رویداد در سال ۲۰۱۷ ثابت شد که شبکه‌سازی مهم‌ترین انگیزه افراد برای شرکت در رویداد است. شبکه‌سازی بعد از رویداد هم می‌تواند ادامه داشته باشد و بستر آن‌را شما باید فراهم کنید. استفاده از سرویس‌هایی مثل اسلک و یا دیسکورد می‌توانند بسیار مفید باشند.
اگر می‌توانید به صورت دقیق ارتباطات افراد را رصد کنید و آمار تعداد اتصالات برقرار شده ر رویداد را متاشر نمایید. خوداظهاری افراد می‌تواند به‌صورت حدودی شما را به این آمار برساند. از شرکت‌کنندگان بپرسید با چند نفر در حاشیه رویداد شما آشنا شدند و زمانی‌که این آشنایی به یک همکاری تبدیل شد بازهم شما را مطلع کنند.

سخن آخر

برای اینکه موفقیت رویدادهای شما تضمین شده باشد، قطعا به یک تیم حرفه‌ای نیاز دارید که بتوانید همه این اقدامات را در مراحل سه‌گانه رویداد انجام دهید. برای تمرکز بیشتر می‌توانید برخی از کارها را برون سپاری نمایید و وظایف اصلی را توسط تیم خودتان پیش ببرید.
ارسال دعوت‌نامه، اطلاع‌رسانی برای شرکت در رویداد به ثبت‌نام کنندگان، اقدامات فنی برگزاری رویداد و طراحی تجربه شرکت در رویداد کارهایی هستند که تیم لحظه‌نگار پریمیوم می‌تواند با تکیه بر دانش و تجربه خود به‌خوبی انجام دهد و بار سنگینی را از دوش شما بردارد تا تمرکز شما و تیمتان بیشتر شود.

سوالات خود را با ما در میان بگذارید در اولین فرصت با شما در ارتباط خواهیم بود.