در برگزاری وبینار به چه نکاتی باید توجه کنیم؟

در این مطلب از سایت لحظه‌نگار در مورد مواردی که برگزارکنندگان رویداد باید قبل، حین و بعد از برگزاری رویداد در نظر داشته باشند، صحبت می‌کنیم. اما قبل از آن به این موضوع می‌پردازیم که چه افراد، شرکت‌ها یا سازمان‌هایی می‌توانند رویداد برگزار کنند. در واقع پرسونای مخاطب وبینار تعیین می‌کند که چه شرکت‌هایی به بازار رویدادهای آنلاین وارد شوند. به هرحال هرجا ردپایی از مخاطب شما در آن وجود دارد یک بستر بالقوه محسوب می‌شود.

چه افراد و گروه‌هایی باید رویداد آنلاین برگزار کنند؟

نحوه استفاده همه ما از وبینار و ویدیوکنفرانس قبل از کرونا به آموزش مجازی و جلسات آنلاین محدود می‌شد. امروزه علاوه بر اینکه تعداد جلسات آنلاین و آموزش‌های مجازی به صورت چشمگیری افزایش پیدا کرده است، موارد استفاده بیشتری هم به آن اضافه شده است.

در دنیای امروز رویدادهای زیادی صرف نظر از موضوع و محتوای آنها به صورت آنلاین برگزار می‌شوند. به‌خصوص با طولانی شدن دوره پاندمی.

همانطور که سال‌ها از شروع و گسترش نسخه‌های الکترونیکی و صوتی کتاب‌ها می‌گذرد اما تعدادی از نویسندگان، ناشران و خوانندگان به سمت این فضا نمی‌روند و همچنان ترجیح می‌دهند همان حس نوستالژی را زنده نگه دارند. اما در اینجا یک تفاوت بزرگ وجود دارد شما در آن واحد می‌توانید بین نسخه صوتی، یا پی دی اف و یا نسخه فیزیکی یک کتاب یکی را انتخاب کنید و مطالعه کنید. یعنی حق انتخاب‌ها گسترش پیدا کرده و ملزم به استفاده از یکی از این ابزارها نیستید. اما در مورد رویدادها این موضوع کمی متفاوت است. بسیاری از رویدادها ظاهرا قصد ندارند حتی بعد از پایان همه‌گیری نیز به روال قبل برگردند چراکه مخاطبانی از سراسر جهان به دست آورده‌اند، هزینه‌های خود را کاهش داده‌اند و زیرساخت‌های فنی خود را آماده کرده‌اند. همه این موارد در کنار هم باعث می‌شود افرادی که خود را از دیدن وبینارها محروم می‌کنند و شرکت‌هایی که به امید بازگشت به شرایط قبل از همه‌گیری از برگزاری آنلاین رویدادهای خود اجتناب می‌کنند، یک فرصت بزرگ را از دست بدهند.

کاربردهایی که امروزه به صورت متداول برای وبینار، ویدیوکنفرانس و پخش زنده آنلاین وجود دارد عبارتند از:

• برگزاری جلسات آموزش مجازی
• برگزاری مجامع سالانه شرکت‌های بزرگ و متوسط
• برقراری ارتباط بین کارمندان یک شرکت، بخصوص کارمندان دورکار یا ریموت
• مراحل اولیه جلسات مصاحبه کاری
• برگزاری کنسرت‌ها و نمایش‌ها به صورت مجازی یا هیبریدی
• رونمایی از خدمات و محصولات جدید شرکت‌ها

نکاتی که برای برگزاری رویدادهای با کیفیت و مهم باید رعایت کنیم؟

ما تا اینجا شرایط موجود را شرح دادیم و ضرورت برگزاری رویدادها و جلسات آنلاین را بیان کردیم، حال می‌توانیم به بحث اصلی مقاله یعنی «در برگزاری وبینار باید به چه نکاتی دقت کنیم؟» بپردازیم.

پاسخ به این سؤال دو بعد دارد. اولین بعد برای فردی است که وبینار را اجرا می‌کند و بعد دوم مربوط به شخصی می‌شود که در وبینار شرکت می‌کند. اما قطعاً بعد اول یعنی کسی که وبینار را اجرا می‌کند نقش سازنده‌تری را ایفا می‌کند و باید به نکات بسیاری در این خصوص توجه کند تا جذابیت وبینار به حداکثر خود برسد و به مخاطب لبخند رضایت هدیه دهد.

استراتژی و نکاتی وجود دارد که برگزارکننده باید رعایت کند تا رویداد به بهترین نحو ممکن برگزار شود.

در برگزاری وبینار و رویدادهای آنلاین باید به چه نکاتی دقت کنیم؟

تمامی نکاتی که در ادامه مطرح می‌شوند، در دو طبقه کلی قابل تفکیک هستند. نکات فنی مربوط به قبل و حین اجرای برنامه که شامل انتخاب نوع رویداد، تجهیزات و پلتفرم برگزاری است و نکاتی که باعث ایجاد جذابیت در ارایه مطالب می‌شوند که شامل جزئیات بصری، برندینگ و روش ارایه مطالب است.

شناخت مخاطب رویداد آنلاین

اولین نکته حائز اهمیت در این مسئله این است که شما شرکت‌کنندگان خود را بشناسید. شما باید بدانید چه کسانی، با چه رنج سنی، با چه هدفی، با چه دیدی و… در وبینار شرکت می‌کنند. نیازها و اهداف موردنظر آن‌ها را بشناسید تا بهترین ارائه خود را برای شرکت‌کنندگان به اجرا در آورید، در واقع شناخت پرسونای مخاطب اولین قدم برای برگزاری رویداد است چراکه انتخاب نوع رویداد آنلاین مناسب و اینکه از چه بستر و تجهیزاتی برای برگزاری استفاده کنیم، با پاسخی که به سوالات بالا می‌دهید ارتباط تنگاتنگی دارد.

توجه به جزئیات بصری ارایه

در یک وبینار به‌صورت هوشمندانه می‌توانید برندسازی بصری کنید این بدان معنا است که سعی کنید همه‌چیز را با لحن بصری برندتان هماهنگ کنید. به‌عنوان مثال حتماً مطمئن شوید که لوگوی خود را در جایی که منطقی است، مانند انیمیشن شروع وبینار یا اسلایدهای اصلی وارد کرده‌اید. همچنین باید از فونت‌ها، رنگ‌ها و سایر عناصر ویژوال استفاده کنید تا مطابق با سبک کلی برند شما باشد. این جزئیات اگرچه احتمالاً ناچیز و خالی از اهمیت به نظر می‌آید، اما به یاد داشته باشید که در یاد مخاطب خواهد ماند. برخی از پلتفرم‌ها مانند لحظه‌نگار این قابلیت را دارند که به صورت white Label ارایه شوند و شما با لوگو و برند خود سرویس وبینار و ویدیوکنفرانس را به مخاطب خود ارایه دهید. البته این سرویس به علت هزینه‌ها و نیاز به برنامه نویسی، تنها برای شرکت‌های متوسط و بزرگ کاربرد دارد.

معرفی محصولات و خدمات در خلال رویداد

به دو طریق می‌توانید این رویدادها را برگزار کنید مورد اول رویدادی است که تنها هدف شما از برگزاری آن معرفی محصول جدید است که در این حالت پوستر برنامه و تمام محتوای بصری در همین رابطه طراحی و اجرا می‌شود. این رویدادها معمولا برای محصولات و شرکت‌های معروف، کاربردی هستند چراکه هم هزینه بالایی دارند و هم مخاطب، زمانی در رونمایی شرکت می‌کند که واقعا طرفدار آن محصول و برند باشد. اما نوع متداول‌تر این است که شما در خلال رویدادی که در مورد یک موضوع مهم و مرتبط با محصول و خدمت شماست، از محصول خود رونمایی کنید. فقط توجه داشته باشید که هدف اصلی در این رویداد معرفی محصول نیست، بلکه شما این رویداد را برای انتقال مفاهیم مفید به کاربران برگزار کرده‌اید و محصول و خدماتی را معرفی می‌کنید که در راستای همان مفاهیم باشد و واقعا نیازی را برطرف کند و ارزشی را اضافه کند. این یکی از ایده‌آل‌ترین حالت‌هایی است که برای رونمایی می‌توانید در نظر بگیرید.

فقط به یاد داشته باشید، همه آموزش‌هایی که در وبینار می‌دهید، باید همچنان بدون محصول شما مفید و سازنده باشد. فراموش نکنید که در چنین رویدادهایی جلب اعتماد مخاطب با آموزش بهینه بسیار مهم‌تر از تبلیغ محصول است.

انتخاب تجهیزات و پلتفرم مناسب

این مورد هم اهمیت زیادی دارد ولی انتخاب شما نیازمند شناخت کافی از روش‌های متنوع برگزاری رویداد آنلاین است و بودجه و هدف شما از برگزاری رویداد متغیرهای مهمی محسوب می‌شوند.

رویدادهای وبیناری کم‌ هزینه‌ترین نوع برگزاری رویداد هستند. در این حالت هم مدرسان و هم کاربران به صورت آنلاین رویداد را دنبال می‌کنند. در این مورد تنها نکته فنی انتخاب پلتفرم اتاق مجازی مناسب است. نرم‌افزاری که ظرفیت زیادی داشته باشد، رابط کاربری ساده و بهینه داشته باشد و امکان ضبط رویداد را برای شما فراهم کند.

رویدادهای استودیویی معمولا بالاترین استاندارهای فنی را دارند و اعتبار بسیار زیادی به برند برگزارکننده می‌دهند البته در مورد رویدادهای هفتگی چندان مناسب نیستند چراکه هم هزینه نسبتا بالایی دارند و هم هماهنگی‌های بیشتری نسبت به وبینار نیاز دارد.

و اما رویدادهای هیبریدی که جدیدترین نوع رویدادها در سطح جهان است، در این حالت تعدادی از مخاطبان به صورت حضوری رویداد را می‌بینند و تعداد بیشتری به صورت آنلاین همراه شما خواهند بود. در این رویدادها برخی بهینه‌سازی ها در برنامه‌ریزی برای رویداد و در پلتفرم و تجهیزات باید صورت بگیرد که تیم لحظه‌نگار تجربه خوبی در این زمینه دارد.

نکاتی که مدرس و شرکت‌کننده باید رعایت کنند

اگر قصد برگزاری وبینار را دارید حتما قبل از رویداد با مدرسین خود ارتباط زنده برقرار کنید و همه چیز را به آنها آموزش دهید. تاکید کنید در مکانی ارایه خود را انجام دهند که اینترنت مناسب و محیط آرامی داشته باشد. ترجیحا فایل‌های ارایه همه اساتید را در یک تم مشخص آماده کنید. این موضوع برای زیبا و یک‌دست بودن تصویری که به کاربر ارایه می‌کنید ضرورت دارد.

شرکت‌کنندگان نیز باید کار با نرم‌افزار را بلد باشند یک ویدیویی آموزشی تهیه کنید و در حین رویداد یک نفر به عنوان پشتیبان حضور داشته باشد که به سوالات کاربران پاسخ دهد. در سایت لحظه‌نگار ویدیوهای آموزشی برای برگزارکننده، کاربران و مدرسین موجود است.

ایونت مارکتینگ

بازاریابی رویداد یکی از انواع مهم بازاریابی محسوب می‌شود و جزء قدیمی‌ترین انواع بازاریابی است. با ظهور تکنولوژی‌های جدید و اینترنت، ابزارهای گسترده‌تری برای ایونت‌مارکتینگ در اختیار شماست. برگزاری هر رویدادی صرف نظر از موضوع رویداد و هدف شما از برگزاری آن در راستای اهداف مارکتینگ و برندینگ مجموعه است. بر اساس پرسونای مخاطب خود که در ابتدای این مطلب توضیح دادیم، مدیا و بستر مناسب برای تبلیغات را انتخاب کنید و از این طریق اطلاع‌رسانی نمایید. ضمنا در حین برگزاری رویداد نیز بهتر است برنامه‌های جذابی با هدف برندینگ و جلب اعتماد بینندگان رویداد در نظر بگیرید.

ایونت‌مارکتینگ به صورت کلی ظرافت‌های زیادی دارد و حتما باید برای آن برنامه‌ریزی و استراتژی مناسب داشته باشید. برنامه‌ریزی رویداد حداقل یک تا دوماه قبل از برگزاری باید انجام شود و باید زمان کافی برای اقدامات پیرامون رویداد داشته باشید. پارتنرشیپ یا همکاری در برگزاری رویداد، اسپانسرینگ و تامین هزینه‌های رویداد و مواردی از این دست اقدامات استراتژیک و مهمی هستند و البته زمان بر.

برخی از مواردی که در این مطلب بیان شد نیاز به توضیحات بیشتر دارد، در ادامه، مطالب بیشتری در خصوص ایونت مارکتینگ، پارتنرشیپ و شناخت مخاطب و رویدادهای مختلف منتشر خواهیم کرد.

برای آشنایی بیشتر با وبینار و بسترهای مناسب برای برگزاری آن مطالعه این مطلب از سایت لحظه‌نگار را از دست ندهید.