هفت نکته مهم برای برنامه‌ریزی یک رویداد هیبریدی

رویدادهای هیبریدی روز به روز درحال افزایش هستند، در مورد این رویدادهای و ظرفیت منحصر به فرد آنها قبلا توضیحات مفصل در مطالب گوناگون ارائه شده است.
در این مطلب بیشتر روی جنبه‌هایی از رویدادهای هیبریدی متمرکز می‌شویم که تاثیر زیادی روی کیفیت برگزاری رویداد دارند و حتما قبل از برنامه‌ریزی برای برگزاری رویداد هیبریدی باید این نکات را در نظر داشته باشید.
همه این نکات ضروری را در ۸ مورد و به ترتیب اهمیت خلاصه می‌کنیم.

۱. به شرکت‌کنندگان خود حق انتخاب بدهید!

یکی از مهم‌ترین مزایای رویدادهای هیبریدی که از ابتدا مورد توجه شرکت‌کنندگان بوده است، آزادی عمل و حق انتخاب است. در این مورد شما در نظر داشته باشید که به علت جدید بودن چنین رویدادهایی بسیاری از شرکت‌کنندگان از جزئیات و نحوه برگزاری رویدادهای هیبریدی اطلاعی ندارند.
اطلاع‌رسانی دقیق در یک لندینگ پیج استاندارد و کامل کمک زیادی به این موضوع می‌کند. همچنین تا جایی که می‌توانید خلاقیت به خرج دهید و موارد بیشتری را به‌صورت انتخابی به شرکت‌کننده‌ها ارائه کنید. در مورد رویدادهای حضوری اینکه فرد بتواند صندلی خود را انتخاب کند همیشه یک ضرورت بوده و هست. گزینه‌های بیشتر و انتخاب‌های آزادانه‌تر احساس بهتری را نسبت به برند شما ایجاد می‌کند.

۲. تجربه رویداد را برای هر دو نوع شرکت‌کننده هماهنگ و بهینه کنید.

چالش شماره یک در مورد یک رویداد مجازی ایجاد تجربه‌ای یکسان با رویداد حضوری برای شرکت‌کنندگان است.
در یک رویداد هیبریدی این شانس را  دارید که هر دو نوع مخاطب را راضی نگه دارید برای رسیدن به این هدف به هیچ وجه اجازه ندهید شرکت‌کننده مجازی احساس کند به آنها بی‌توجهی می‌کنید.
اگر برای شرکت‌کنندگان حضوری میزبان دارید چرا برای شرکت‌کنندگان آنلاین این امکان را ایجاد نکنید. حضور فردی که تنها وظیفه‌اش رسیدگی به درخواست‌ها و تعامل با مخاطبان مجازی است، راه‌حل خوبی است.
هم‌چنین ابزارهایی وجود دارند که شرکت در نظرسنجی‌ها را برای مخاطبان حضوری هم دیجیتال می‌کند، همه اینها باعث ایجاد یک تجربه هماهنگ در شرکت‌کنندگان می‌شود.
می‌توانید فضایی را برای پرسیدن به سوالات ایجاد کنید که همه مخاطبان چه حضوری و چه مجازی از آن استفاده کنند. همچنین برای ایجاد تعامل بین آنها هم راه‌حل‌هایی وجود دارد.

۳- فرصت ایجاد تجربیات کوچک و موثر در برنامه رویداد

ایده‌های بسیار متنوعی می‌توانید داشته باشید که برای شرکت‌کنندگان تجربیات متفاوت و منحصر به فرد ایجاد کنید. به بهانه‌ تایم استراحت و نهار اجازه دهید در فضاهای کوچک افراد با یکدیگر آشنا شوند و تعامل ایجاد کنند. برای شرکت‌کنندگان آنلاین هم می‌توانید اقداماتی انجام دهید.

۴- فرمت‌های مختلف رویداد هیبریدی را در نظر بگیرید

رویدادی که تعدادی از شرکت‌کنندگان در سالن و سایر افراد به صورت آنلاین رویداد را دنبال کنند، یک رویداد هیبریدی است اما به شکل‌های دیگری هم می‌توان چنین رویدادهایی را برگزار کرد.
ممکن است برای اینکه رویداد باکیفیت‌تری داشته باشید همه سخنران‌ها در یک لوکیشن مستقر شوند اما شرکت‌کنندگان تنها به صورت آنلاین رویداد را تماشا کنند، این هم یکی دیگر از انواع رویدادهای هیبریدی است.
در حال حاضر برخی از رویدادهای بزرگ یا کنسرت خوانندگان مشهور در چندین سالن در سراسر دنیا به‌صورت همزمان برگزار می‌شود. در مورد اینکه کدام‌یک از انواع رویدادهای هیبریدی تناسب بیشتری با اهداف و شرایط شما دارد می‌توانید روی کمک ما حساب کنید.

۵- استراتژیک فکر کنید

زمانی‌که تصمیم می‌گیرید در تاریخ مشخصی رویدادی را برگزار کنید باید متناسب با پیش‌بینی خود از میزان استقبال و تعداد ثبت‌نام، نسبت به رزرو تجهیزات و مکان برگزاری اقدام کنید.
از ابزارهایی استفاده کنید که تا حد امکان تخمین دقیق‌تری داشته باشید. می‌توانید نظرسنجی کنید و تحقیقات بازار را انجام دهید. رویدادهای مشابه رویداد خودتان را رصد کنید.

۶- قراردادها و روابط شما با وندورها بسیار مهم است

یکی از چالش‌برانگیزترین و زمان‌برترین کارهایی که باید برای برگزاری رویداد انجام شود انجام مذاکرات متعدد و انتخاب بهترین تامین‌کننده یا ارائه‌کننده خدمات در هر کدام از بخش‌های یک رویداد است. زمانیکه جهان درگیر پاندمی شد، شرکت‌های باتجربه در حوزه برگزاری رویداد و افراد دوراندیش ضرر و زیان کمتری را متقبل شدند. قراردادهای اجاره لوکیشن برای رویدادهای حضوری یکی یکی کنسل می‌شدند و یا حداقل به تاریخ نامشخصی موکول می‌شدند در چنین شرایطی اهمیت قراردادها و نوع روابط با شرکا به‌خوبی مشخص شد.
برای جلوگیری از چنین اتفاقاتی ترجیحا از شرکت‌های باسابقه و معتبر خدمات بگیرید. لحظه‌نگار هم به پشتوانه قراردادهای معتبر و استانداردی که با شرکای خود دارد و هم به دلیل شراکت بلندمدت با ارائه‌دهندگان خدمات رویداد با اطمینان بیشتری می‌تواند هماهنگی‌های لازم را انجام دهد.

۷. هر سالنی برای رویداد هیبریدی مناسب نیست

اکثر سالن‌ها برای اینکه در بازار امروز دوام بیاورند در حال تجهیز و مناسب سازی برای برگزاری رویداد هیبریدی هستند.
اینترنت پرسرعت و پایدار اولین شرط برگزاری رویداد در چنین سالن‌هایی است اما تنها شرط نیست. موارد دیگری وجود دارد که باید به آنها هم دقت داشته باشید. از نظر تجهیزات فنی هم برخی از سالن‌ها تجهیزات لازم برای استریم رویداد را تهیه کرده‌اند و طبیعتا این مورد باعث کاهش هزینه‌های شما خواهد شد.
بنابراین برای انتخاب سالن چنین رویدادهایی علاوه بر مواردی مثل دسترسی به سالن و زیبایی دکور و فضای کلی سالن باید به موارد دیگری هم توجه کنید.
در این مورد هم با توجه به اینکه مجموعه لحظه‌نگار تاکنون در تمامی سالن‌های استاندارد تهران و شهرستان‌ها، رویداد هیبریدی برگزار کرده است، می‌تواند براساس شرایط و اولویت‌های شما بهترین سالن را برای رویدادتان در نظر بگیرد.

سخن آخر!

رویداد هیبریدی در یک رویداد زحمات هر دو نوع رویداد حضوری و آنلاین را برای شما و تیمتان به همراه دارد. بنابراین مرحله برنامه‌ریزی برای برگزاری چنین رویدادی بسیار مهم است. تا جایی که می‌توانید اطلاعات کسب کنید و از تجربه بقیه استفاده کنید.
اگر برگزارکننده رویداد هستید و یا در این مورد سوالات بیشتری دارید، با ما در تماس باشید.